1. Algemeen
IJshockey Nederland, gevestigd aan de Stappegoorweg 1, 5022 DA Tilburg, e-mail info@ijshockeynederland.nl, vergaart en bewaart persoonlijke gegevens conform de EU verordening voor de bescherming van persoonlijke gegevens (GDPR – Regulation EU 2016/679).
Onze verantwoordelijke voor de bescherming van persoonlijke gegevens in bereikbaar via e-mail, info@ijshockeynederland.nl of tijdens kantooruren per telefoon, 06-12100825.
IJshockey Nederland is de koepelorganisatie die in Nederland de beoefening van de sport ijshockey bevordert. Zij doet dit door middel van het organiseren van competities, wedstrijden, toernooien, talentontwikkelingsprogramma's, evenementen en onder activiteiten die erop gericht zijn de bekendheid van de sport te maximaliseren.
In het kader van deze activiteiten worden persoonsgegevens vergaard en opgeslagen voor zover deze van belang zijn voor de uitoefening van de sport, en deze ten goede komen aan de personen van wie we deze gegevens hebben vergaard. Deze gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor een zeer beperkt aantal daartoe gerechtigde personen. De gegevens worden niet met derden gedeeld, behalve met de partij die deze gegevens voor ons beheert, beveiligt en opslaat. Ook deze partij garandeert dat uw gegevens niet worden gedeeld.
Indien u actief lid bent, of in het verleden op de een of andere manier in enige hoedanigheid officieel betrokken bent geweest bij, of heeft deelgenomen aan een ijshockeywedstrijd is de kans groot dat we gegevens van u in onze database bewaren.
Indien u nooit lid bent geweest van IJshockey Nederland, of haar voorloper de Nederlandse IJshockey Bond, of een van bij deze organisaties aangesloten verenigingen, contractanten of stichtingen, komt u niet in onze database voor.
Deze verklaring rond het privacy-beleid heeft uitsluitend betrekking op de gegevens verzameld in onze ledenadministratie (leden.nijb.nl) en het competitie-management systeem (www.nijb.nl). Op de algemene website www.ijshockeynederland.nl vindt u de privacy verklaring voor niet bij ons aangesloten leden en gebruikers van die website.
2) Welke gegevens verzamelen en bewaren wij
Permanent:
- Naam, geboortedatum, geslacht
- Club en functie (aanvang, einde)
- Deelname aan wedstrijden via wedstrijdformulier
- Strafblad
- Diploma's (coach, scheidsrechter)
Tijdelijk:
- Adres, telefoonnummer en e-mail (alleen actieve leden)
- Pasfoto (voor identificatie/controle op speelgerechtigheid)
IJshockey Nederland verzamelt gegevens op verschillende niveaus, afhankelijk van de toepassing. Wij verzamelen nimmer meer gegevens dan strict noodzakelijk voor de uitoefening van onze taken. We verzamelen nadrukkelijk geen gegevens omtrent huidskleur, ras, seksuele geaardheid, religie, politieke opvattingen en dergelijke.
Van onze individuele leden, of individuele leden van de bij ons aangesloten verenigingen, contractanten of stichtingen, bewaren wij naam, geboortedatum, geslacht en de periode van lidmaatschap.
Van actieve leden, d.w.z. personen die gedurende het lopende seizoen op een of andere wijze formeel aan door ons georganiseerde ijshockeywedstrijden of evenementen deelnemen, bewaren we ook adresgegevens en contactgegevens (telefoon en e-mail.) Deze gegevens worden automatisch gewist indien iemand gedurende de laatste 3 aaneengesloten seizoenen geen lid meer was van IJshockey Nederland of een van de bij ons aangesloten verenigingen of stichtingen.
Van iedereen, ook leden van externe partijen, die als speler, official of geregistreerd teambegeleider aan door ons georganiseerde wedstrijden hebben deelgenomen bewaren wij de naam, de naam van het team, de wedstrijden waaraan werd deelgenomen en de statistische gegevens, zijnde de gegevens zoals vermeld op het wedstrijdformulier van de betreffende wedstrijden.
3) Hoe verzamelen wij gegevens
De gegevens die wij verzamelen worden op twee manieren aangeleverd:
- Via de ledenadministratie van de bij ons aangesloten verenigingen, contractanten of stichtingen
- Via het wedstrijdformulier van binnen onze systemen opgeslagen wedstrijden
Wij vragen de aangesloten verenigingen, contractanten en stichtingen niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk. Het is mogelijk dat deze zelf meer gegevens vragen dan IJshockey Nederland. IJshockey Nederland is niet verantwoordelijk voor deze gegevens.
Deelname aan een wedstrijd als speler, teambegeleider of official wordt geregistreerd met bondsnummer, naam en functie.
Als gevolg van deelname aan een wedstrijd kan het gebeuren dan iemand een straf wordt opgelegd welke een schorsing tot gevolg heeft. In dat geval wordt een intern strafblad aangemaakt waarop de overtreding en de eventuele sancties worden vermeld.
4) Bescherming van gegevens
- Het online-systeem is beveiligd, is geplaatst in een professionele serverruimte, voorzien van malware protectie en antivirus. Inloggen op systeemniveau staat achter een firewall die slechts een zeer beperkt aantal IP-adressen doorlaat.
- Inloggen (via https) door gebruikers is beveiligd met clubcode, usernaam en password
- Toegang voor medewerkers van aangesloten leden is beperkt tot de gegevens van de 'eigen' leden en hun oud-leden.
- We houden geen gegevens bij die niet strikt noodzakelijk zijn voor onze taak als sportbond.
- Er wordt een dagelijkse back-up gemaakt die versleuteld wordt opgeslagen. Deze backup wordt 24 uur bewaard. Eenmaal per maand wordt een versleutelde backup opgeslagen op een tape of andere tijdelijk informatiedrager. Deze backup wordt gedurende 1 jaar in een kluis bewaard en daarna gerecycled of vernietigd.
5) Wie hebben toegang tot gegevens
Gegevens die betrekking hebben op deelname aan wedstrijden, zijn openbaar, evenals statistiekgegevens die worden samengesteld aan de hand van de deelname aan wedstrijden.
Gegevens die zijn opgeslagen in de ledenadministratie zijn uitsluitend toegankelijk voor de medewerkers van het bondsbureau en de ledenadministrateur van de vereniging, contractant of stichting waarvan iemand lid, speler, official of medewerker is.
Bestuurders van aangesloten verenigingen, contractanten en stichtingen kunnen op verzoek een account voor een ledenadministrateur (laten) aanmaken door de webmaster of de gebruikersbeheerder. Hiervoor maakt de webmaster of de gebruikersbeheerder een account aan. De webmaster of de gebruikersbeheerder stelt de rechten van de accounts in volgens de vastgestelde permissies. Het toekennen van permissies op de website zijn gekoppeld aan de functie die een persoon binnen de verenigning, stichting of contractant vervult. Het toekennen van rechten gebeurt door de webmaster of de gebruikersbeheerder en kan dus nooit door de gebruiker zelf gebeuren (toe-eigenen van rechten.) Accounts die langer dan een jaar niet worden gebruikt worden op non-actief gezet.
6) Met wie delen we gegevens
Als sportbond komen we in aanmerking voor subsidies bij diverse sportkoepels, die ons daartoe soms vragen om demografische gegevens van ons ledenbestand. Daar waar men gegevens van individuen vraagt zijn deze gegevens zijn altijd anoniem gemaakt, bv. alleen de cijfercode van de postcode en geslacht. In vrijwel alle andere gevallen zijn de sportkoepels alleen geïnteresseerd in aantallen, en krijgen ze ook niet meer dan dat.
Deze instanties zijn te allen tijde gebonden aan de Europese Algemene Verordening Persoonsgegevens.
De gegevens van selectiespelers en begeleiders van nationale teams worden verstrekt aan de International Ice Hockey Federation (IIHF) op de zogenoemde team entry long lists. Deze formulieren zijn van belang voor de IIHF om de speelgerechtigheid van spelers op WK-toernooien te verifiëren.
De namen, geboortejaren en clubs van selectiespelers en begeleiders van nationale teams worden gepubliceerd op de website van NIJB.nl in het kader van het afgesproken communicatieplan.
Persoonsgegevens van nationale teamspelers en teamofficials worden gebruikt door teamofficials van de nationale teams.
7) Waarom bewaren we deze gegevens?
De naam, geboortedatum en geslacht zijn van belang om te bepalen aan welke competities iemand mag deelnemen als speler, of om te bepalen of/hoe iemand als official kan optreden. Deze gegevens worden bovendien gebruikt om te bepalen of iemand eventueel gebonden is aan een transfer-regeling wanneer men zou overstappen naar een andere club. Om dezelfde reden wordt bewaard welke functie iemand heeft uitgeoefend bij de club.
Het strafblad – dat wil zeggen alle schorsingen die iemand in de loop van zijn carrière bij de ijshockeybond werden opgelegd, bewaren we in verband met de beoordeling van eventuele nieuwe incidenten. Deze gegevens worden ook bewaard nadat iemand als lid werd afgemeld, omdat deze persoon mogelijk na enige tijd in een andere functie zou kunnen terugkeren. In dat geval willen we weten met wie we te maken hebben en waarom die persoon in het verleden geschorst is geweest.
Diploma's bewaren we om te zien op welk niveau iemand mag opereren.
De wedstrijdformulieren worden bewaard om de geschiedenis van de sport te documenteren en om onderzoek te kunnen doen naar de ontwikkeling van de sport en de doelmatigheid van talent-ontwikkelingsprogramma's en andere activiteiten.
Al deze gegevens zijn essentieel voor de uitoefening van de sport en het functioneren van de bond.
Adres- en contactgegevens (telefoon, mail) gebruiken we om met onze leden in contact te komen als dit nodig zou zijn, en om in geval van onduidelijkheid onderscheid te kunnen maken tussen personen met dezelfde naam en/of geboortedatum.
8) Uw rechten wanneer u voorkomt in onze ledenadministratie
Conform de verordening heeft u recht op toegang tot, rectificatie, wissen, beperking op verwerking, bezwaar tegen verwerking en overdracht van uw persoonlijke gegevens.
Om van dit recht gebruik te maken dient u een schriftelijk verzoek, gedateerd en persoonlijk ondertekend, in te dienen bij het kantoor ijshockey Nederland, of per e-mail info@ijshockeynederland.nl.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een toepasselijke autoriteit inzake bescherming persoonsgegevens.
In het kader van de ledenadministratie is sprake van een bijzondere situatie omdat wij in principe niet rechtstreeks de gegevens van de individuele leden krijgen, maar deze gegevens in principe door de clubs verzameld en in het online-systeem aangeleverd (ingevoerd) worden.
Bestuurders van clubs en contactanten kunnen op verzoek een clubaccount laten aanmaken door de webmaster of de gebruikersbeheerder. Hiervoor maakt de webmaster of de gebruikersbeheerder een account aan en zal de persoon zelf een ander wachtwoord kunnen instellen. De webmaster of de gebruikersbeheerder stelt de rechten van de accounts in volgens de vastgestelde permissies. Het toekennen van permissies op de website zijn gekoppeld aan de functie die een persoon binnen de club of contractant vervult. Het toekennen van rechten gebeurt door de webmaster of de gebruikersbeheerder en kan dus nooit door de gebruiker zelf gebeuren (toe-eigenen van rechten). Accounts die langer dan een jaar niet worden gebruikt worden op non-actief gezet.
In het kader van de sinds 25 mei 2018 geldende AVG, wenst IJshockey Nederland de gewenste en noodzakelijke duidelijkheid te verschaffen inzake de verwerking van de individuele persoonsgegevens, volgens de hiervoor genoemde werkwijze.
IJshockey Nederland hecht veel waarde aan het recht op privacy, waarbij zij de wijze van verwerking van persoonsgegevens binnen haar organisatie, zo volledig mogelijk heeft geregeld en opgenomen in haar eigen privacy beleid en privacyverklaring. Met derden partijen die in de verhouding staan tot verwerker en verwerkingsverantwoordelijke, heeft IJshockey Nederland de noodzakelijke verwerkingsovereenkomsten gesloten.
Gegevens van individuele leden worden door IJshockey Nederland niet van de betrokkene zelf ontvangen, doch van de aangesloten verenigingsleden bij IJshockey Nederland. Een dergelijke handelswijze valt volgens IJshockey Nederland niet onder het bereik van een verwerkingsovereenkomst, nu zowel IJshockey Nederland als de aangesloten vereniging/ organisatie (lid) het doel en de middelen van de verwerking bepalen, waardoor beiden als verwerkingsverantwoordelijke worden gezien.
Om de betrokken individuele leden wel volledig te informeren over de wijze van verwerking van zijn/ haar persoonsgegevens, bij zowel de aangesloten vereniging/ organisatie, als bij IJshockey Nederland, is het van belang dat de aangesloten vereniging/ organisatie de verwerking van persoonsgegevens goed vastlegt in haar privacybeleid en verklaring (die zij met de betrokkenen overeenkomt). Daarin behoort de vereniging/ organisatie ook melding te maken van de verwerking van de individuele persoonsgegevens in het onlinesysteem van IJshockey Nederland, waarbij de verwerking nog steeds wordt uitgevoerd door de betreffende vereniging/ organisatie en daarbij dan ook de verwerker is van de persoonsgegevens ten opzichte van het individuele lid.
Hierbij stelt IJshockey Nederland het onlinesysteem beschikbaar, waarbij zij zorgdraagt voor de gewenste en noodzakelijke beveiliging en jaarlijkse controle – op basis van het eigen privacy beleid. Hierbij strekt de verantwoordelijkheid van IJshockey Nederland tot het beschikbaar stellen van een goed functionerend en veilig onlinesysteem, waarvan de aangesloten leden gebruik mogen maken. De verwerking (waaronder ook de wijze waarop) van de individuele persoonsgegevens in het onlinesysteem, blijft onder uitsluitende verantwoordelijkheid van de vereniging/ organisatie als zijnde verwerkingsverantwoordelijke.
IJshockey Nederland zal de door de verwerkingsverantwoordelijke ingevoerde gegevens, veilig en niet toegankelijk voor derden in het onlinesysteem houden en daarbij slechts en bij uitzondering gebruiken met het doel waarvoor deze persoonsgegevens in het onlineprogramma zijn verwerkt. IJshockey Nederland stelt daarbij dat de verwerkingsverantwoordelijke (vereniging/ organisatie) de juridische verplichting en verantwoordelijkheid heeft om deze verwerking op een juiste wijze vast te leggen en overeen te komen met de individuele betrokkene.
IJshockey Nederland gaat er daarbij vanuit dat wanneer de vereniging/ organisatie, individuele persoonsgegevens heeft verwerkt in het onlineprogramma van IJshockey Nederland, zij dit op de juiste wijze is overeengekomen met de individuele betrokkene en op een correcte en juridische wijze heeft geregeld.
IJshockey Nederland sluit iedere aansprakelijkheid in het kader van een juridisch onjuiste verwerking uit, waarbij zij – nogmaals – stelt dat de vereniging/ organisatie die de individuele persoonsgegevens verwerkt in het onlinesysteem, jegens de individuele betrokkenen een eigen en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijkheid kent.
Individuele betrokkenen dienen door de vereniging/ organisatie waar zij lid van zijn, geïnformeerd te worden inzake de door IJshockey Nederland gehanteerde privacybeleid en verklaring. Daarvoor behoeven de individuele leden geen aparte instemming c.q. goedkeuring te geven.